This snapshot, taken on
02/05/2013
, shows web content acquired for preservation by The National Archives. External links, forms and search may not work in archived websites and contact details are likely to be out of date.
 
 
The UK Government Web Archive does not use cookies but some may be left in your browser from archived websites.

Yn yr adran hon...

Beth sy'n newdd?

Ffeilio'n Gynnar - Her i'r sector

Mae'n rhaid i elusennau ffeilio dogfennau allweddol gyda ni cyn pen 10 mis o ddiwedd eu blwyddyn ariannol. Mae'n ofyniad cyfreithiol, eto i gyd mae chwarter o'r holl elusennau yn parhau i golli'r dyddiad cau ac yn ffeilio'n hwyr. Mae gan yr elusennau hyn gyfanswm incwm blynyddol o £6 biliwn - cyfran fawr o arian elusennol sydd heb ei gyfrif amdano mewn pryd. Bydd nifer sy'n cydymffurfio yn ffeilio yn y mis olaf posibl.

Yn wyneb y diddordeb sylweddol sydd gan y cyhoedd mewn atebolrwydd elusennau, mae'n rhaid i elusennau wneud yn well. Mae ein cofrestr ar-lein yn newid, gan ei gwneud hi'n haws i ymwelwyr weld pa elusennau sydd wedi ffeilio'n brydlon ac sydd yn hwyr yn ffeilio. Ewch i'n gwefan www.charitycommission.gov.uk. Mae cyfrifoldeb ar elusennau i fod yn dryloyw a dweud wrth y cyhoedd beth y maent yn ei gyflawni a'r effaith y maent yn ei chael. Nid yw'r rhai sy'n parhau i ffeilio'n hwyr yn gwneud unrhyw les i'w hunain - gyda'r cyhoedd sy'n rhoi, gyda'r noddwyr neu gyda ni.

Mae adroddiadau blynyddol a chyfrifon sy'n cael eu ffeilio gyda ni yn ffynhonnell gwybodaeth awdurdodol am elusennau unigol a'r sector elusennol ehangach. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio gan noddwyr, rhoddwyr, ymchwilwyr a'r cyhoedd. Mae'n ffurfio'r sail ar gyfer prif ddadansoddiad o'r sector - gan gynnwys NCVO Almanac, cronfa ddata GuideStar a safle rhoddwyr CAF.

Mae'r canllaw hwn yn cynnwys rhai cynghorion ymarferol a gwybodaeth gyfeirio. Darllenwch y canllaw a'i roi i'r rhai sy'n uniongyrchol gyfrifol am baratoi eich cyfrifon ac adroddiadau'r ymddiriedolwyr.

Ein her i chi yw gwella a ffeilio mewn da bryd.

Andrew Hind
Prif Weithredwr, Comisiwn Elusennau

Beth mae'n rhaid i chi ei wneud

Mae'r hyn y mae'n rhaid i chi ei gyflwyno yn dibynnu ar eich incwm a/neu wariant yn y cyfnod perthnasol.

Elusennau gyda chyfnod ariannol sy'n dechrau cyn 27 Chwefror 2007
Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i elusennau cofrestredig gydag incwm neu wariant blynyddol o fwy na £10,000 i ffeilio eu Hadroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon gyda'r Comisiwn Elusennau.

Elusennau gyda chyfnod ariannol sy'n dechrau ar neu ar ôl 27 Chwefror 2007 ac sy'n dod i ben ar neu cyn 31 Mawrth 2009
Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i elusennau cofrestredig gydag incwm blynyddol o fwy na £10,000 i ffeilio eu Hadroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon gyda'r Comisiwn Elusennau.

Elusennau gyda chyfnod ariannol sy'n dod i ben ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009
Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i elusennau cofrestredig gydag incwm blynyddol o fwy na £25,000 i ffeilio eu Hadroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon gyda'r Comisiwn Elusennau.

Mae hefyd yn ofynnol yn gyfreithiol i elusennau gydag incwm o fwy na £10,000 i gyflwyno Ffurflen Flynyddol i'r Comisiwn Elusennau.

Rhaid cyflwyno pob dogfen cyn pen 10 mis o ddyddiad y diwedd blwyddyn ariannol perthnasol.

Pam ffeilio'n gynnar?

mae'n dweud llawer am y ffordd y caiff eich elusen ei rhedeg - mae cyfrifon blynyddol ac adroddiadau ymddiriedolwyr yn ffenestr y bydd y rhai sy'n cyllido elusennau a'r cyhoedd yn gyffredinol yn gweld elusennau trwyddi. Mae cyfrifon ac adroddiadau o safon, wedi'u ffeilio'n brydlon, yn dyst i weinyddu cadarn ac ymddiriedolaeth effeithiol.

• "Mae'n syml: er mwyn i wybodaeth fod yn werthfawr rhaid iddi fod yn berthnasol, yn gywir ac yn amserol. Bydd ffeilio eich cyfrifon gydag adroddiad rhesymedig yn dangos bod eich elusen yn cael ei rhedeg yn effeithiol. Mae newyddion drwg yn cael eu hystyried yn rheswm yn aml i oedi cyn ffeilio, ond dylai newyddion drwg elusen sy'n cael ei rheoli'n dda gryfhau'r achos dros gymorth os yw'n cael eu cyfleu'n dda.

Dylai pob elusen geisio ffeilio cyfrifon cyn pen chwe mis. Bu Cymdeithas y Plant yn gweithio i leihau ei hamserlen a bydd yn ffeilio cyn pen chwe mis yn 2006 a bydd yn ceisio gwella ar hynny yn 2007." Charles Nall, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol, Cymdeithas y Plant.

gall eich helpu i gael cyllid - mae cyrff cyhoeddus a sefydliadau elusennol yn darparu cyfran arwyddocaol o incwm y sector a gall cynnwys a phrydlondeb cyfrifon ac adroddiadau fod yn elfen allweddol yn eu penderfyniadau cyllido. Wrth i wybodaeth am elusennau fod yn fwyfwy hawdd i'r cyhoedd a'r cyfryngau gael ati, bydd tryloywder adroddiadau ariannol yn cael dylanwad cynyddol ar ymddygiad rhoddwyr. Mae'r amser a dreulir cyn ffeilio cyfrifon ac adroddiadau yn un o'r ffyrdd symlaf y gellir cymharu atebolrwydd cyhoeddus elusennau.

"Mae rhoddwyr am ddeall beth mae elusen yn ei wneud er mwyn iddynt allu gwneud penderfyniad gwybodus ynghylch rhoi. Mae gwefan CAF yn dibynnu ar ddata'r Comisiwn Elusennau i hysbysu rhoddwyr a gall cyflwyno gwybodaeth mewn pryd fod yn ffactor pwysig ym mhenderfyniad y rhoddwr i roi." Stephen Ainger, Prif Weithredwr, Charities Aid Foundation.

mae'n adrodd eich hanes a hanes y sector rydych yn rhan ohono - er mwyn bod yn atebol i'w noddwyr, eu buddiolwyr a'r cyhoedd, dylai elusennau geisio sicrhau bod gwybodaeth ar gael mor agos â phosibl i'r digwyddiadau y mae'n cyfeirio atynt. Mae adroddiad sydd wedi'i strwythuro'n dda a chyfrifon clir, wedi'u ffeilio'n brydlon, yn dystiolaeth ddarbwyllol o elusen sy'n cael ei rhedeg yn dda ac sy'n haeddu cael ei chefnogi. Mae'r wybodaeth yn y cyfrifon a'r adroddiadau yn cael ei defnyddio fwyfwy gan elusennau a sefydliadu eraill i ddadansoddi, ychwanegu gwerth a deall yn well yr amgylchedd y mae elusennau'n gweithredu ynddo. Mae ein dealltwriaeth o'r sector mor dda ac mor gyfoes â'r wybodaeth sy'n ffurfio sail iddi. Mae cyflwyno'n amserol yn helpu i sicrhau bod mesuryddion y sector yn gyfoes ac yn gywir.

"Mae trysoryddion mygedol effeithiol, o elusennau mawr a bach, yn ystyried bod ffeilio cyfrifon eu helusen yn brydlon yn arwydd clir o iechyd ariannol cyffredinol eu helusen." Leslie Jones, Cyfarwyddwr, Fforwm Trysoryddion Elusennau.

cewch enw da a byddwch yn osgoi cael eich beirniadu - bydd nifer o elusennau yn ffeilio cyfrifon ac adroddiadau'n gyson ymhell cyn y dyddiad cau 10 mis. Mae hyn yn haeddu cael ei gydnabod ac erbyn hyn mae'r Comisiwn yn rhoi mwy o sylw i hanes cydymffurfio ar ei Gofrestru Elusennau ar-lein. Mae'n hawdd adnabod perfformwyr da a drwg. Wrth gwrs, mae elusennau sy'n ffeilio'n hwyr yn wynebu mwy o berygl o gael cyhoeddusrwydd negyddol.

"Mae'n bwysig bod elusen yn cynllunio ei hamserlen gyfrifyddu i ledaenu'r llwyth gwaith dros y flwyddyn er mwyn cynhyrchu'r adroddiad blynyddol a chyfrifon yn gyflymach ar ddiwedd y flwyddyn. Dylai'r adroddiad blynyddol a chyfrifon gael eu hystyried yn gyfle i farchnata'r elusen a hysbysu rhanddeiliaid o gynnydd diweddar; a'r gair allweddol yw diweddar." Keith Hickey, Prif Weithredwr, Grwp Cyfarwyddwyr Cyllid Elusennau.

Beth y mae angen i chi ei ffeilio gyda'r Comisiwn

Yn achos elusennau sy'n cyflwyno dogfennau ar gyfer diwedd blwyddyn ariannol sy'n dod i ben ar neu ar ôl 1 Ebrill 2009, mae'r tabl canlynol yn amlinellu'r hyn y mae'n rhaid i chi ei ffeilio. Fel y nodwyd uchod, mae'r gofynion yn wahanol ar gyfer elusennau sydd â dyddiad diwedd blwyddyn ariannol cynharach.

Trothwyon Incwm

Diweddariad Blynyddol

Ffurflen Flynyddol

Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a Chyfrifon

Rhan A Rhan B Adran C (SIR)
£10,000 neu lai Delwedd o dic X X X X
Dros £10,000 a hyd at £25,000 X Delwedd o dic X X X
Dros £25,00 a hyd at £50,000 X Delwedd o dic X X Delwedd o dic
Dros £500,000 a hyd at £1,000,000 X Delwedd o dic Delwedd o dic X Delwedd o dic
Dros £1,000,000 X Delwedd o dic Delwedd o dic Delwedd o dic Delwedd o dic

Mae'n rhaid i elusennau bach gydag incwm blynyddol o £10,000 neu lai gwblhau ffurflen Diweddariad Blynyddol yn unig sy'n nodi eu hincwm, eu gwariant a'r newidiadau i'w hymddiriedolwyr. Fel rheol nid oes rhaid i'r elusennau hyn gyflwyno eu cyfrifon i'r Comisiwn Elusennau ond mae'n rhaid iddynt eu cyflwyno os yw'r Comisiwn neu aelod o'r cyhoedd yn gofyn amdanynt.

Bydd angen i elusennau anfon:

  • Ffurflen Flynyddol. Yn achos elusennau gydag incwm o fwy na £1m mae hyn yn cynnwys Ffurflen Gwybodaeth Gryno (SIR) fel Rhan C y ffurflen.
  • Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr (TAR) a chyfrifon os oedd yr incwm yn fwy na £25,000 yn y cyfnod perthnasol.

Mae Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr yn esbonio beth mae'r elusen wedi'i sefydlu i'w wneud, sut y mae'n mynd ati i wneud hyn, a beth gafodd ei gyflawni yn ystod y flwyddyn. Mae'r cyfrifon yn darparu'r manylion ariannol.

Dylai Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr gael ei atodi i'r cyfrifon a'i ddarllen ochr yn ochr â nhw, oherwydd mae'n rhoi ystyr i'r rhifau.

Beth allwch chi ei wneud i wella amser ffeilio

Cynllunio gofalus yw'r hyn sy'n allweddol i gynhyrchu adroddiad ymddiriedolwyr a chyfrifon da ac amserol. Mae elusennau llwyddiannus yn paratoi amserlen ymhell cyn diwedd y flwyddyn ac yn gwneud penderfyniadau allweddol cyn bod y broses o baratoi'r cyfrifon yn dechrau.

Hefyd mae angen i elusennau fod yn glir ynghylch pwy sy'n gyfrifol am ffeilio. Yr ymddiriedolwyr sy'n gyfrifol am ffeilio. Os ydych yn disgwyl i'ch staff, archwilwyr ariannol neu archwilwyr annibynnol ffeilio ar eich rhan, byddwch yn siwr bod y cyfrifoldeb hwn yn cael ei gyfathrebu, ei gofnodi a'i ddeall yn glir.

Amserlen a rhestr gyfeirio awgrymedig ar gyfer elusennau llai sy'n cwblhau cyfrifon ac yn ffeilio'n gynnar:

Dechrau'r flwyddyn
  • Gwnewch yn siwr bod y gweddillion wrth agor yn eich cofnodion cyfrifyddu yn cyfateb â'r cyfrifon a lofnodwyd ar gyfer y flwyddyn flaenorol
  • Adolygwch eich cofnodion cyfrifyddu i weld a oes modd gwella'r dadansoddiad er mwyn bod yn fwy addas ar gyfer anghenion adrodd a rheoli gwybodaeth
  • Gwnewch yn siwr bod unrhyw argymhellion yn y llythyr rheoli oddi wrth eich archwiliwr ariannol neu archwiliwr annibynnol yn cael ei ystyried a'ch bod yn gweithredu arnynt fel y bo'n briodol
Trwy gydol y flwyddyn
  • Gwnewch yn siwr eich bod yn deall natur unrhyw gyfyngiadau sy'n cael eu rhoi ar yr incwm a gewch a bod modd adnabod cronfeydd cyfyngedig yn eich cofnodion cyfrifyddu
  • Cadwch eich cofnodion cyfrifyddu yn gyfoes a sicrhewch fod cysoniadau allweddol yn cael eu paratoi
  • Cofnodwch weithgareddau, digwyddiadau a chyraeddiadau allweddol yng nghofnodion eich ymddiriedolwyr - bydd hyn yn eich helpu i baratoi adroddiad blynyddol o ansawdd ar ddiwedd y flwyddyn.
2 fis cyn diwedd y flwyddyn
  • Gwnewch yn siwr bod archwiliwr annibynnol/ariannol/adrodd yn cael ei benodi, cytunwch ar y ffi (os oes), a'r amserlen ar gyfer craffu allanol. Efallai y bydd angen cynllunio'n gynharach os yw'r gystadleuaeth am adnoddau archwilio wedi achosi oedi yn y blynyddoedd blaenorol
  • Os yw'ch cyfrifon wedi'u harchwilio, gwnewch yn siwr bod gan eich archwiliwr ariannol fanylion o gyfrifon banc newydd neu gytundebau benthyciad a allai fod angen ardystiad archwilio
  • Adolygwch gofnodion cyfrifyddu i sicrhau eu bod yn gyfoes a bod unrhyw gysoniadau banc a chysoniadau allweddol eraill yn gyfoes
1 mis hyd at ddiwedd y flwyddyn
  • Penderfynwch pwy sy'n cydlynu'r gwaith o gasglu gwybodaeth ar gyfer paratoi Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr
  • Dywedwch wrth unrhyw ganghennau/adrannau mewnol am yr angen i gael crynodeb o'u gwaith a rhowch ddyddiad cau
  • Gwnewch yn siwr eich bod yn delio ag unrhyw ymholiadau (ee derbyniadau neu daliadau anhysbys)
  • Os yw unrhyw bolisïau cyfrifyddu yn debygol o newid rhowch wybod i'ch archwiliwr ariannol neu archwiliwr annibynnol
  • Gwnewch yn siwr bod cyfarfod ymddiriedolwyr i gymeradwyo'r adroddiad a'r cyfrifon (neu CCB os oes angen sêl bendith yr aelodau) yn cael ei drefnu mewn da bryd i fodloni gofynion
Yn y mis sy'n dilyn diwedd y flwyddyn
  • Cysonwch gyfrifon banc
  • Gwnewch yn siwr bod yr holl gyfriflenni banc, llyfrau talu i mewn a bonion siec ar gael
  • Diweddarwch gyfrifon adnau am y llog a dderbyniwyd
  • Caewch lyfrau arian parod gan sicrhau eu bod yn adio i fyny a'u bod wedi'u dadansoddi'n llawn (a chyfriflyfrau os cânt eu defnyddio)
  • Cysonwch unrhyw gyfrifon rheoli, er enghraifft, cyflogau, TWE ac YG a TAW
  • Cysonwch gyfriflyfrau (os oes) a pharatowch weddill prawf
  • Adolygwch ddadansoddiad am gysondeb (ee yr holl daliadau a derbyniadau tebyg yn yr un lle)
  • Gwiriwch fod pob anfoneb prynu yn bresennol a cheisiwch gael hyd i rai sydd ar goll os ydynt yn berthnasol
  • Gwnewch yn siwr bod pob derbynneb a gyhoeddir neu anfoneb a godir am wasanaethau ar gael
  • Sicrhewch fod telerau ac amodau pob cronfa gyfyngedig berthnasol ar gael
  • Paratowch grynodebau o becynnau cyfrifyddu cyfrifiadurol
1 mis ar ôl diwedd y flwyddyn
  • Cwblhewch naratif ar gyfer Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr drafft
  • Rhestrwch unrhyw anfonebau a dalwyd ar ôl diwedd y flwyddyn sy'n ymwneud â'r flwyddyn ariannol flaenorol (bydd ei angen os ydych yn paratoi cyfrifon croniadau)
  • Paratowch gyfrifon blynyddol
  • Gwnewch yn siwr bod yr holl gofnodion cyfrifyddu ar gael i'ch archwiliwr annibynnol neu ariannol
  • Trefnwch ddyddiadau llofnodi gyda'r archwiliwr annibynnol neu ariannol
2 fis ar ôl diwedd y flwyddyn
  • Trefnwch i gwrdd â'r archwiliwr annibynnol neu archwiliwr ariannol i ddelio ag unrhyw gwestiynau
  • Trefnwch i'r cyfrifon terfynol a'r adroddiad gael eu cyflwyno i'r ymddiriedolwyr i geisio eu sêl bendith
  • Ymddiriedolwyr ac archwiliwr annibynnol neu archwiliwr ariannol i lofnodi'r cyfrifon
  • Ymddiriedolwyr yn cadarnhau pwy sy'n gyfrifol am ffeilio
  • Ffeiliwch Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr a chyfrifon
  • Cwblhewch a ffeiliwch y Ffurflen Flynyddol
  • Trefnwch i'r cyfrifon terfynol gael eu hargraffu (a'u hanfon at aelodau os oes gofyniad i wneud hynny neu eu cyflwyno yn y CCB)

Rôl y CCB

Bydd oedi wrth ffeilio dogfennau yn digwydd yn aml oherwydd amseriad Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol (CCB). Nid oes rhaid i elusennau corfforedig roi cyfrifon gerbron cyfarfod cyffredinol neu gael Cyllid y Wlad i'w cytuno cyn eu hanfon i Dy'r Cwmnïau. Yn yr un modd, nid oes rhaid aros ar gyfer y CCB cyn ffeilio gyda'r Comisiwn.

Ar gyfer elusennau anghorfforedig, oni bai bod eu dogfen lywodraethol yn ei gwneud hi'n ofynnol yn benodol i fabwysiadu neu gymeradwyo adroddiadau a chyfrifon yn y CCB, ac yn ein profiad ni, nid yw llawer o ddogfennau llywodraethol yn gwneud mynychu eu bod yn gwneud hyn, nid oes rhaid aros ar gyfer y CCB cyn ffeilio dogfennau gyda ni.

Sut gall y Comisiwn Elusennau eich helpu chi?

Nid oes gan nifer o elusennau yr adnoddau i gyflogi staff cyllid penodol ac mae'r Comisiwn yn cynnig amrywiaeth o gyngor a chanllawiau ymarferol i helpu elusennau i ffeilio eu dogfennau'n gynnar.

Byddwn yn anfon hysbysiad atoch i ddweud bod Ffurflen Flynyddol eich elusen yn barod i'w chwblhau mor agos â phosibl i ddiwedd eich blwyddyn. Gallwch gwblhau eich ffurflen ar-lein a chyflwyno cyfrifon yn electronig neu gallwch ofyn am ffurflen bapur gennym ni. Mae hon yn broses gyflym a hawdd. Ewch i hafan Gwasanaethau Ar-lein.

Fel rhan o'n hymrwymiad i wella tryloywder, byddwn yn sicrhau bod yr wybodaeth sydd gennym am elusennau ar ein Cofrestr yn gyfoes ac yn hawdd ei chael. Ceisiwn gofnodi ein bod wedi derbyn eich dogfennau ymhen ychydig ddiwrnodau o'u cyflwyno. Os ydych yn ffeilio ar-lein, bydd eich cofnod ar y Gofrestr yn cael ei ddiweddaru'n gyflymach byth, cyn pen 24 awr fel arfer. Ychydig ddiwrnodau ar ôl ffeilio eich ffurflenni argymhellwn eich bod yn gwirio bod cofnod Cofrestr eich elusen ar y we yn gywir. Os nad ydych wedi ffeilio eich dogfennau'n gynnar byddwch yn derbyn ffurflen atgoffa gennym sy'n dweud bod eich dyddiad cau yn agosáu.

Os oes angen cymorth arnoch i gwblhau eich ffurflenni, cysylltwch â ni.

Mae canllawiau penodol ar ein gwefan ar baratoi cyfrifon a bodloni gofynion adrodd. Efallai bydd ein pecynnau (CC16 ar gyfer Cyfrifon Derbyniadau a Thaliadau a CC17 ar gyfer Cyfrifon Croniadau) yn ddefnyddiol i elusennau bach pan fyddant yn paratoi eu hadroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon. Mae'r pecynnau hyn yn rhoi patrwm syml i ymddiriedolwyr ar gyfer yr adroddiad blynyddol a chyfrifon.

I gael mwy o wybodaeth, dilynwch y dolenni i gyfrifon ac adroddiadau elusennau.

Hefyd mae cyfrifon ac adroddiadau enghreifftiol gennym ar ein gwefan ac efallai y bydd y rhain yn ddefnyddiol pan fyddwch yn eu cynllunio ac yn eu paratoi eich hunain. Hefyd rydym yn cynhyrchu ystod eang o cyhoeddiadau yn ymwneud â'r gyfraith elusennau, rheoleiddio ac arferion gorau. Mae gwybodaeth bellach a manylion sefydliadau eraill a all helpu a ffynonellau gwybodaeth i'w gweld yn dolenni defnyddiol.

© 2012 Hawlfraint y Goron          Hysbysiad Hawlfraint | Ymwadiad a Datganiad Preifatrwydd | Cwis